Помимо доверия клиентов, сотрудники-амбассадоры - самая крепкая команда, готовая внедрять любые изменения, справиться с трудностями и не уйти к конкурентам.
Та команда, которая вам как руководителю и собственнику обеспечит максимальный результат.
Как же сформировать крепкую команду?
Сильная команда = общие правила + прозрачность деятельности каждого и требований + приверженность людей лидеру и бренду.
И все эти составляющие можно создать, проводя регулярные планерки правильно.
Классическое понимание планерки в отделе продаж – когда сотрудники озвучивают бизнес-результаты, факт за предыдущий день, план на новый день – и обычно на этом встреча и заканчивается.
Давайте познакомимся с LEAN – планеркой.
LEAN – это философия минимизации потерь в любой деятельности и непрерывных улучшений. Команда находится в общем информационном поле, постоянно думает о том, какие процессы тормозят работу, не создают ценности, а какие улучшения нужно внедрить комплексно. Команда оценивает свою работу комплексно, с точки зрения общих ценностей компании.
А теперь - к практике. Как же обеспечить единое информационное поле во всей команде? Замотивировать и вовлечь каждого? В LEAN-менеджменте для этого используем доску визуализации. Что это такое LEAN – доска и как с помощью нее сделать планерку инструментом вовлечения?
Этот инструмент работает и с удаленными сотрудниками, и с офисными. На фото я привожу пример, как можно оформить доску в электронном виде в реальном офисе.
Ключевая особенность – наличие 5 основных блоков работы команды. В заполнение доски визуализации обязательно вовлекается вся команда, ведь каждый дает информацию по своим проектам, по своим результатам, пишет свои идеи для решения сложных вопросов.
Итак, 5 блоков:
Командный блок. Общая информация о команде. В начале периода вся команда может придумать название и девиз на период. В этом же блоке укажите дни рождения, отметьте победителей конкурсов, если есть график сменной работы или график отпусков – его тоже можно поместить в командный блок. Обозначьте условия празднования успеха – каких конкретно результатов нужно достичь и как вы это отметите всей командой?
Блок KPI.
Классический блок, который обычно есть в любом отделе продаж. Цели этого блока – не только видеть результаты каждого, но и крупные цели – всей компании, всей команды. Дать понимание продавцам, как команда влияет на бизнес всей компании.
Здесь мы размещаем ежедневные задачи, план, факт каждого сотрудника и обязательно – план и факт всей команды. Здорово, если в блоке KPI вы укажете не только оперативную информацию, но и стратегические цели компании, приоритеты, крупные годовые цели команды.
Включите в этот блок не только KPI бизнеса, но и ресурсные (сколько звонков, встреч менеджер должен сделать), и сервисные (например, количество положительных отзывов или целевой индекс NPS).
Каждый вечер все участники заполняют свои результаты дня и планы на следующий день. LEAN-доска – это инструмент работы команды, она находится в общем доступе, поэтому каждый продавец заполняет свои данные самостоятельно.
Блок «Новости и изменения».
Цель – оперативно «подсветить» команде, что происходит на рынке, какие изменения в процессах, в продуктах компании. Новые технологии работы, изменения в компании, новые KPI, новости рынка, новости от сотрудников с «полей». Планируемые обучения в команде, обмен практиками и всё-всё, что важно оперативно учесть в работе.
Может, кто-то из сотрудников хочет довести до команды лайфхаки для увеличения продаж – это он может сделать тоже в разделе «Новости и изменения».
Блок «Проблема-Идея».
Команда – это и совместное решение сложных вопросов. Важно сформировать культуру, когда люди не боятся говорить о проблемах.
Если на конец дня остаются нерешенные вопросы – члены команды записывают их в этот блок. Каждый вечер все сотрудники просматривают, какие остались вопросы – и могут заранее, до планерки, придумать решения и записать их. Это экономит время на планерке, это формирует культуру взаимопомощи. По итогам планерки в этом блоке появляются ответственные и сроки решения проблем.
Блок «Другая важная информация»
Здесь можно разместить график ведущих планерок, повестку совещаний, полезные советы. Все, что хочется сказать, но не поместилось в другие блоки.
Таблица 1 (в шапке статьи). Пример структуры электронной LEAN – доски визуализации работы команды.
Рисунок 2.. (в шапке статьи) Пример LEAN – доски визуализации работы команды в офисе.
Как провести LEAN-планерку с использованием доски визуализации?
Во-первых, любая управленческая процедура должна быть системной, то есть регулярной. И у каждой управленческой процедуры есть свои правила.
Итак, правила LEAN- планерки.
1. Проводим планерку ежедневно, в одно и то же время - перед рабочим днем.
2. Краткость. 10-15 минут. Мы с командой укладывалась в 15 минут, даже если в команде 15 человек, потому что…
3. …потому что Планерка всегда соответствует повестке.
На доске визуализации уже есть основная информация. Результаты прошлого дня – известны, не нужно тратить время и их дополнительно повторять.
Пример повестки:
1 - Каждый сотрудник кратко в цифрах озвучивает свой план на следующий день с учетом отставания предыдущего периода. 30 секунд на каждого.
2 – Цели по всей команде на день с учетом отставания. Озвучивает ведущий. 1 минута.
2 – Краткое обсуждение блока «проблемы-идеи» по идеям, озвученным на LEAN-доске. Распределение ответственных за решение проблем. 3 минуты.
3 – Краткое обсуждение 1-2 лучших практик, если они появились на LEAN-доске. 3 минуты.
3 – Командный блок. 1 минута.
4. Только факты. Все длинные разговоры – за рамками собрания. Ведущий следит за тем, чтобы планерка не превратилась в «говорильню». Если возникает такой риск, ведущий останавливает планерку и указывает, когда и в каком составе будет обсужден сложный вопрос, который нельзя решить моментально.
5. Ведущие каждый день меняются
Помните, планерка – это и инструмент вовлечения, и развития продавцов. Зная повестку и регламент, каждый сотрудник по очереди проводит планерку. Это добавляет ответственности. Это ставит сотрудника в роль руководителя, потому что ведущий отвечает за всю команду, озвучивает результаты всей команды, модерирует блок «проблема-идея». Когда каждый сотрудник по очереди – в роли ведущего, вся команда начинает работать на единый результат.
6. Каждый участвует в планерке. Все по очереди озвучивают план/факт / свои задачи на день. Озвучивают идеи для развития бизнеса. Бывает, планерки превращаются в театр одного актера – если руководитель всегда самостоятельно их проводит. У нас задача другая – вовлечь каждого в увеличение эффективности всех.
7. Располагающая, живая, динамичная атмосфера. По пунктам повестки идем быстро, отмечем успехи, благодарим за советы и идеи.
8. Короткое обсуждение блока «проблема-идея».
Помните, после того, как команда озвучила планы дня, ведущий обращает внимание на блок «проблема-идея» и при необходимости запрашивает комментарии по решениям, которые уже подготовлены, уже указаны сотрудниками до планерки на LEAN-доске. Такие решения команда сразу берет в работу.
9. Последний блок – командный. Это может быть пожелание, афоризм дня или вдохновляющий мини-спич от ведущего. Задайте цель – вдохновиться на день. Моя команда придумывает мини-пожелания друг другу, которые все участники планерки пишут заранее, на планерке сворачивают и потом в случайном порядке вытаскивают из общей корзины. Пишут на стикерах благодарности друг другу за какие-то действия прошлого дня, раздают друг другу эти теплые слова в конце планерки. Готовят пожелания или добрые «предсказания» для клиентов на планерке, далее кладут эти конвертики в общий ящик и предлагают в течение дня клиентам вытащить свое «предсказание». Можно придумать множество командных мелочей, которые сделают день веселее, ярче, продуктивнее.
Конечно, когда вы только начинаете проводить LEAN-планерки, вы как руководитель самостоятельно показываете формат – как поддерживать динамику, как коротко озвучивать цели на день, запускаете процесс. После этого рассказываете команде, как вы заинтересованы в развитии каждого – и предлагаете вести планерку по очереди. Сначала можно составить график ведущих из тех, кто сам вызвался, потом остальные подтянутся.
Сейчас бизнес уже не играет по старым правилам, когда несколько руководителей “наверху” решили, как расти компании.
Компании понимают, что двигаться быстрее “снизу”.
Сотрудники предложат вам необходимые изменения. Это они знают рынок, клиентов и процессы - часто - лучше, чем любой руководитель.
Сотрудники поделятся живыми историями с клиентами, и уровень знания о компании будет во много раз больше, нежели можно взять с помощью рекламы. Это ваша команда вселит веру в компанию у клиентов, это ваши сотрудники дадут поверить в свои силы новичкам.
Дайте им свободу участвовать в формировании единого информационного поля. Дайте людям почувствовать, что успех компании - это их личный успех. Позвольте им двигать Ваш бизнес вперед.
Успехов вашим командам и высоких продаж!
Если вы хотите построить систему регулярных управленческих процедур по бизнесу и развитию команды в своей компании или обучить руководителей компании - напишите мне, с радостью помогу!
НАПИСАТЬ ПИСЬМО