Блог экспертов

Удаленная работа или офис? Как руководителю сделать первые шаги в новой реальности.

Бизнес делает команда. 
Но как поступить с командой сейчас, когда на мир напало трехглавое чудовище – пандемия, экономический и социальный кризисы?
Если экономить и перевести часть сотрудников на удаленку – как это сделать максимально безболезненно? 
А при возвращении в офис подчиненных – как сократить период их адаптации? 

Такие вопросы тревожат почти каждого руководителя. Ведь команду он создавал годами и не хочется вот так её потерять. А в это время сотрудники, которые не понимают, что дальше, начинают «смотреть на сторону». 

Мы поговорим, как определить, удаленка или офис будут эффективнее, и какие первые шаги сделать, чтобы сотрудники быстрее адаптировались к новым форматам работы.

Итак, основные 3 цели руководителя сейчас - 
1 – Определить, кого оставляем на удаленке, кого выводим в офис, какой функционал переводим на аутсорсинг,
2 – Подготовить ресурсы для работы каждого направления,
3 – Провести вводные мероприятия для каждой категории сотрудников.

Кого оставляем на удаленке?


А что поменялось у ваших клиентов – внутренних или внешних? Необходимо ли личное присутствие в офисе или этот функционал можно сделать удаленно? Клиенты компаний тоже экономят время и многие предлагают провести встречу в мессенджере. 
Поэтому, чтобы определить в каких процессах нам нужны сотрудники в офисе, задайте 4 вопроса:
Где сейчас наш клиент (внутренний или внешний)? 
Какие потребности у нашего клиента?  
Как мы можем взаимодействовать с клиентом?
Что нужно поменять в нашей работе, чтобы успешно выполнять этот функционал? 
Ответив на вопросы, вы поймете, что ряд процессов перейдет в CRM, и это – освобождение времени сотрудников. Ряд функций можно выполнять удаленно, а некоторые требуют присутствия сотрудника в офисе. 
На данном этапе, поняв, какой функционал можно перевести на удаленку, руководителю важно подумать, как построить взаимодействие между сотрудниками, задействованными в одном процессе.

Встречаем сотрудников в офисе. Первые шаги


Организация рабочего места сотрудника.
Расставьте мебель так, чтобы персонал мог соблюдать дистанцию, добавьте перегородки, проверьте наличие необходимых материалов для работы – канцтовары, бумага, исправность техники.
Если сотрудники работают с клиентами - организуйте места для онлайн общения вне клиентской зоны. Сейчас многие экономят время и предпочитают встречаться в мессенджерах.
Не забудьте, что потребуются формы, журналы контроля для проверок Роспотребнадзора, средства индивидуальной защиты (СИЗ) для сотрудников, санитайзеры.
Безопасность клиентов, памятки для сотрудников. 
«Меня заразил сотрудник этой организации», - может сообщить клиент, а к вам не только перестанут ходить другие, но и придут те, кого не хочется часто видеть – проверки. Хотите оградить компанию от таких рисков?
Подумайте о правильном оборудовании зон общения с клиентами, наличии СИЗ для клиентов.
Составьте памятки для сотрудников, как себя вести с клиентом, как соблюдать безопасность. Объясните, что каждый несет ответственность не только за себя, но и за окружающих.
Видеонаблюдение. Как известно – сказать не значит сделать. Предусмотрите контрольные процедуры соблюдения норм сотрудниками. Если у вас есть виденаблюдение, вы сможете регулярно, например, 1 раз в неделю, выборочно просмотреть записи, а если нужно - подключиться в любой момент времени и убедиться, что сотрудники соблюдают правила. Можно делегировать эти процедуры ответственному сотруднику.
Регулярная обработка клиентских зон – мебель, дверные ручки, пишущие средства. Периодичность процедуры можно описать в той же памятке. Например, обработка после каждого клиента.
Оповещение клиентов об изменениях.
Опять все по-новому. Постучаться в закрытую дверь и на ней увидеть новый график работы – не самая приятная ситуация для клиента. Предусмотрите рассылку - адреса, телефоны, графики работы офисов. В рассылке расскажите о возможности удаленной коммуникации, например – адрес скайп офиса, выделенный номер для мессенджера
Гибкий график «удаленка / офис», неполный рабочий день.
Пока не открылись детские сады, школы, сохраните нервы подчиненных. Установите режим работы индивидуально, например, 3 через 2 дня – домашний режим и офис. Пообщайтесь с каждым, выясните, какая сейчас ситуация в семье, на какое время вводите гибкий график, если он необходим. Такой режим работы в том числе помогает сократить количество рабочих мест и оптимизировать арендованные площади.
Вводное собрание: сканирование состояния команды, новые правила, цели, зарядка внутренних батареек.
В моей практике успехом у сотрудников пользовались собрания с комплексной повесткой.
1.     Лидерский блок от руководителя. 3-5 минут. 
Цель – вдохновение и поддержка. Покажите свое бодрое настроение. Включите видео от топ-менеджеров, а может, юмористический ролик о работе на удаленке. 
2.     Организация РУП (регулярных управленческих процедур) в смешанной команде. 15-20 минут. 
Подчиненный более спокоен, когда он понимает, что ему нужно делать каждый день и как будет построена коммуникация в команде и с руководителем. Расскажите, как будут построены управленческие процессы. Поясните периодичность и повестку индивидуальных и общих встреч по бизнесу и развитию. Поставьте цели, обсудите ресурсы для их выполнения. Если цели и ресурсы изменились, то обозначьте даты обучения сотрудников новым навыкам – например, правилам онлайн-коммуникации или продажам в мессенджерах.
3.     Интерактивный опрос. 10 минут. 
Общий результат – статистика – сразу выводится на экран. С помощью этого инструмента вы можете проверить состояние команды. Можете выяснить проблемные зоны, о которых публично люди бы не сказали, например, какие сложности подчиненные видят в первое время работы в офисе. Опросы и экономят время, и позволяют выяснить скрытые моменты в команде или проверить знания. 
4.     Блок фасилитации для вовлечения в общие цели. 25 минут. 
Цель - вовлечь сотрудников в выполнение задач. 15 минут - участники собрания разбиваются группы, делятся практиками, идеями, с помощью которых можно достичь результата. После этого каждая группа коротко презентует итоги в режиме неповторения. Все идеи собираем воедино и отправляем команде. Лучшие – сразу берем в работу.
5.     Командный мини-праздник. 1 час. Дайте возможность пообщаться, обсудить, что было и принять, что есть. 
С учетом часового праздника, собрание займет 2 часа. За это время вы дадите понимание структуры работы и вдохновите команду к взятию новых вершин. 

Адаптация.  Тушим пожар у руководителя.
Руководителю хочется быстро наверстать упущенные результаты и работать на максимуме с первого дня. Однако, важно помнить, что на адаптацию сотрудникам потребуется около недели. Ставьте в первое время короткие, выполнимые, четкие задачи по SMART. Больше внимания и понимания

Давайте снова вспомним – бизнес делает команда. 
Поддержка руководителя очень важна, ведь мы работаем с людьми. Для настроения можно заказать маски с логотипом или корпоративные сувениры, или отправить всем видео от руководителей, а может, привлечь профессионального психолога, который расскажет, как уравновесить свой мир в условиях изменений. 
Вариантов множество, важно при погружении в бизнес не забыть о моральном состоянии сотрудников. Это не зависит от формата работы подчиненного, всегда думайте о команде, удаленной или в офисе.

Оставляем персонал на удаленке.


По данным опроса журнала «Директор по персоналу» в мае 2020 года, больше всего на удаленке сотрудников тяготит рассинхронизация с руководителем и командой, чувство бесконтрольности, ненужности и страх неизвестности. 
Руководителю важно снять демотиваторы. Давайте посмотрим, что конкретно можно сделать.
Подготовьте сотрудников к новому формату работы. 
Объясните, почему вы приняли такое решение, почему это важно для компании. Проговорите, какие плюсы есть в этих изменениях для сотрудников и для клиентов. Задайте вопросы и ответьте на них. 
Снимите страхи, о которых говорят вам подчиненные. Для этого расскажите, как будут построены процессы. 
Приведите рациональные и эмоциональные доводы, потому что люди разные. Кто-то принимает решения рационально, а кто-то - эмоциями. Учтите в своих ответах, что мотивация тоже бывает разная -  стремления и избегания. Кому-то нужно увидеть возможность роста и развития, а кому-то – узнать, что компания и сотрудник может потерять, если не ввести режим удаленной работы.
Проведите опрос, кто готов остаться на удаленке, а кто – нет.
Многие компании годами успешно работают с удаленной командой. Здесь важен комплексный подход. Некоторые сотрудники значительно увеличили свою эффективность, работая удаленно. Проведя опрос, поищите варианты для каждого. Возможно, вы переведете сотрудника в другое подразделение или на другой функционал, если он рассматривает исключительно работу в офисе. На его место можно перевести кандидата из другого подразделения, который мечтает об удаленке. 
Проверьте подготовку сотрудника по «Памятке для сотрудников, которые работают удаленно». 
Наверняка вы уже делали памятку, как организовать рабочий день дома. Убедитесь, что все ее помнят. 
Постройте систему удаленных регулярных управленческих процедур по бизнесу и развитию персонала. 
Людям важно понимать, что делать каждый день. Понятная система управления снимет тревогу. Подчиненным будет ясна своя роль в команде и порядок работы с руководителем. 
Если персонал находится в одном городе, то можно всем вместе собираться на итоговых встречах по бизнесу. Если нет – подключайте сотрудников по видео к общим собраниям, чтобы вся команда была в едином информационном поле.
Организуйте электронный документооборот, электронные цифровые подписи, настройте CRM и систему работы в мессенджерах.
Расходы на курьерскую доставку документов могут перекрыть экономию. 
Бомбёжка задачами и напоминаниями в мессенджерах собьет весь рабочий день сотрудника и снизит его эффективность. Вы же договорились о регулярных управленческих процедурах. 
Руководителю хочется держать все под контролем. Прозрачность работы всей команды вам может обеспечить CRM. Там вы и поставите задачи, и проконтролируете их выполнение. А если работаете в продажах – то CRM отследит соблюдение воронки продаж и позволит понять, какие компетенции сотрудников нужно улучшить.

Наблюдайте за динамикой процессов – проводите интерактивные опросы, больше разговаривайте с людьми
Мир меняется, а фундаментальные потребности остаются. 
В древние времена люди собирались у костра. И сейчас хочется собираться вместе, строить отношения, наполнять смыслом мир вокруг, быть причастными к команде.  Для удаленной команды очень важно находиться в сообществе. Там сотрудники будут делиться историями из жизни, практиками, устраивать общие встречи. В подчиненной мне команде такое сообщество мы организовали в группе в соцсети. Сотрудники с радостью и предвкушением лайков делятся своими фотографиями, событиями в жизни, да даже скидками в магазинах. Достижение или лучшая практика в один момент становится достоянием всей команды, а это позволяет двигаться к целям быстрее. 

Об эффективном управлении удаленной командой узнайте здесь: https://skillstime.ru/managingemployee

Ведь ваш бизнес делает команда.

Успехов вашему бизнесу!


Информация об авторе:
Марина Балобанова
Основатель бизнес-школы для руководителей и HR SkillsTime и digital-студии КУБ
Опыт управления 17 лет, в том числе в банках — 8 лет (Альфа-Банк, Росбанк), команды до 250 человек, 12 городов в 9 регионах в подчинении. 
Управление удаленными сотрудниками и командами – с 2011 года. 
Автор методик по быстрому развитию компетенций руководителей.
Спикер и эксперт бизнес-мероприятий, автор статей и публикаций по построению системы управления, мотивации персонала и управлению продажами. 
Автор книги «Лайфхаки для руководителей. Как создать эффективную команду».
Эксперт управленческого консалтинга.